今日のブログは、なかなか長文です😅

興味のある方だけどうぞ☆(猫も犬も出てきません…)



皆さんは秘書の仕事について、どのくらいご存知ですか?


実際やったことのある人じゃなければ、「よく知らな〜い」という方々がほとんどじゃないでしょうか。

ドラマとかで描かれる秘書の仕事、あれはほんの一部です。しかも華やかな面の部分です😑

実際は、地味〜〜な裏方の、人知れず、時には誰にも気付いてもらえないような仕事ばかりです😩(何しろ秘書はボスのサポート役ですから、黒子のように目立ってはいけない)


じゃあ実際、秘書って1日どんな仕事をしているのか。

それぞれの会社やボスによって違うので、一概に「コレ!」と言うのは難しいんですが(わたしも秘書として3社渡り歩いてきましたが、それぞれで違いました!)、わたしの場合ということでご紹介しますね☆



9:30 出社

他の従業員と同じ出社時間です。(うちの会社は10時始業なんです)


①部屋の窓を全開にして、気になったところのお掃除(←お掃除は前日の終業間際に他の従業員がやってくれているので、クイックルワイパーでササッとやる程度)

②メールチェック(←たま〜に夜中に送ってくる人がいますが、いくらメールといえど、社会マナーとしてはよろしくないと思いますよ🤔)

③コーヒー豆を挽く(←ボスがコーヒーにこだわる人で、わたしが毎朝豆を挽きます😅そのついでに従業員の分も挽きます。社長の分は手挽きミル、従業員の分は電動ミルで)



10:00 始業(朝礼)

各部署の今日のスケジュール確認。


実のところ秘書のわたしは参加しなくて良いんですが(何しろわたしの予定はボス次第)他部署のスケジュールは把握しておいた方が良いと思うので参加してます。

 


10:20 朝礼終了

従業員の人たち用にコーヒー淹れ(←コーヒー飲めない人はセルフ😜)

メールチェックの続き、郵便物の仕分け(←郵便物も毎日たくさん来ます。ボス宛、各部署宛を仕分けます)

↑ここまでがルーティーン…だいたいこんな感じです。


以下からは、ボスが出勤してからのスケジュールになります。

秘書のルーティーンワークって、そんなに数ないんですよね、なんと言ったって

【秘書のスケジュールはボスのスケジュールと共にある】ですから。



11:00 ボス出勤

まずこの時間に出社すれば良い方です😩


日によっては、お昼過ぎても来ないとか(連絡して!)、電話してみると出張してるとか(教えといて!)、結局休むとか(おい!)このボスはかなりの自由人😅


こんな周りを振り回すようなボスですが、締めるところは締める人で、実際頭もきれて仕事もできるので部下からの信頼やリスペクトは厚いです。

また人間的にもおおらかで、(強面ですが)可愛いところもあるので憎めない。だからこの自由が許されてるのかと😅


ボスは、自室に一人でいるのが嫌で(寂しがり屋)部下たちのいるフロアの前方にも机があってそこに座ります(じゃあ自室いらないじゃないか説)



11:30頃 スケジュール確認

コーヒーを淹れて、灰皿と一緒に出します(←ボスの机は換気扇の真下😜)そのついでに、今日のスケジュール確認。


①来客対応の確認(←前日の夜、翌日の来客リストをボスへ送ります。ボス自ら対応なのか、秘書対応なのか、または秘書同席なのかの返信があるので最終確認をします)

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